因此，從有電腦時我就一直在尋找一個工作管理及日程管理的軟體來替我錄及提醒待辦事項，那就是今天要介紹的Microsoft Office中的OutLook。 平常大家的電腦中大概都少不了Microsoft office，而常用的大概都是Word,Excel,Powerpnt三種，大概都忽略了還有OutLook及Acess，如果你公司也有的話，利用現有的Outlook就可以幫你的工作管理更上層樓哦。
OutLook我己經用了很久，從他的前身schedule+、outlook95,97,2000,到現在的2003，我都用這款軟體來登錄及提醒工作事項。Outlook本身集合了電子郵件、行事曆、連絡人、記事、工作等功能，一般大家都常用Outlook express，那只是簡化成電子郵件、連絡人功能的電子郵件收發軟體，並不符合我們在醫儀管理運用上的需要。還是得用Outlook才可以符合。
日 曆功能：預排工作，作為提醒控管之用
連絡人：與業務來往的廠商的連絡資料，甚至於登錄產品品牌，供大家查詢
工作管理：專案功能，可以指派工作給成員，這樣被指派的人只要更新他的工作進度時，指派人就可以同步看到。
記事功能：記錄每天所作過的或特別需要讓大家知道的事
在醫儀管理上，資訊共通是最重要的一環，所有利用Outlook登錄的資訊，如果沒法讓辦公室中的成員共享，那也只是單機使用，沒法作到協同工作的境界。因此在outlook2000時代，可以利用早期的郵局功能，指定一個資料夾，作為內部的mail以互傳資訊及修改登錄資訊。不需要架設exchange server，非常實用及方便。
到了Outlook2003，這項功能被取消了(微軟真是的，要錢也不是這樣)，在Outllok2003中如果要實現資訊共通的功能就得架設Echange server作為溝通的基礎，其實它是把功能更擴大到Internet都可以用(唉，可是我不需要啊)，為了這個，又跟資訊室"盧"了好久，也剛好他們撤了一台Exchange eserver，我剛好可以拿來作為outlook2003之用。
2003資訊共用的方法跟2000不一樣，每個成員的資料均分為本機跟網路資料夾，我指定了一個人的outlook作為共用的基礎，那就是我的行政助理小姐，所有人登錄的資訊都是登錄到行政助理的outlook網路資料夾中，這樣也好，只要定期備份這個網路資料夾就OK了，而且提醒也都會跳到行政助理的PC上，再由行政助理提醒大家或是在Morning Meeting時提出，該執行的計劃時間。
譬如說，當成員A處理了一個特別案件後，如NICU工程己結束，己跟廠商約定在下週一移機並測試；成員A將這個訊息登錄在Outlook的記事欄，同時把預排的時間登錄入行事曆中，再把連絡廠商的電話及姓名登記到連絡人中。這時透過Exchange server所有的同事都可以看到這些訊息。如果A休息了，有人打電話來詢問時，就可以依Outlook所登錄的訊息，回答並執行工作，不致於要call電話給A再問個清楚，甚至於就delay這個詢問或工作，造成別人對單位不佳的印象，所以在我們的醫學工程室中當有人詢問時，是不能有”不知道”這3個字的。
近來免費軟體的呼聲也越來越高，再加上微軟的改版動作也很頻繁，像outlook2000到2003，為了不支援的資訊共用(Microsoft Mail)就幾乎讓我快翻車了，因此我也在注意免費軟體中的相同功能軟體，可惜的是好像沒看到類似的，各項功能分開的倒有像 Sunbird(行事曆管理)，Thunderbird(電子郵件及連絡人，類似outlook express)，
免費軟體的重點不在於免費，而是開放式源碼(Open source code)，也許在改版時較不會那麼痛苦吧，我也正在試，不過畢竟商業軟體要收費就有他的道理，完善及易使用的介面、多種格式範本．．．等，要用免費軟體的人，心理上也得要用心理準備，畢竟要自己稍微用點心去學習才可以順利上手的。有消息說Openoffice 3.0會將這二種納入作為outlook的替代方案，我真的是滿心期待他的出現。
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